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公文写作
日期:2017-11-22 20:26:43  字体:+ | -
公文写作
  法定公文即通用公文,指党政机关、团体、企事业普遍通行适用的,具有法定效力和规范体式的公文。《条例》和《办法》中规定的18个文种就是法定公文,这里介绍其中最常用的9种。
  第一节  决定  通知
  一、决定
  决定适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
  1.决定的类别
  决定在国家权力机关、行政机关和党的机关中普遍使用,分类情况不完全一致。如人大对重要会议与人事安排、机构或区域的设置与调整使用知照性决定,而行政机关则多用知照性通知。行政机关常用的决定可分为政策性决定、部署性决定和奖惩性决定三类。
  二、通知
  1.通知的特点
  通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
  通知的特点是:
  (1)使用面宽。
  (2)用途广泛。
  (3)使用频率高。由于通知具有上述特点,所以目前它已成为现行公文种类中使用频率最高的一种公文,约占各级行政机关收发文总数的半数以上,故通知有“公文轻骑兵”之称。
  第二节  公告  通告
  一、公告
  1.公告的特点
  公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其主要特点是:
  (1)郑重性。从制发机关看,公告只限于国家权力机关、较高级别的国家行政机关以及国家授权的机构,一般的机关、团体、企事业单位不能制发公告。公告是公开告知而且是郑重宣布的,其内容必须是国内外关注的重要事项或者是法定的事项。上述两方面说明发布公告是极为郑重严肃的事,这一文种是不能随意使用的。
  (2)周知性。公告是一种公布性公文,一般通过报刊、电台、电视等媒体告知国内外人士和有关方面。其知照范围的广泛,是其他文种所不能比拟的。
  (3)新闻性。有相当一部分公告,是向国内外迅速及时地报道新近发生的重大事件,而且公告事项一般不起指令作用,主要是知照其事,这一点与新闻消息极为相似,所以说公告具有新闻性的特点。
  二、通告
  1.通告的特点
  通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。其主要特点是:
  (1)广泛性。主要表现在三个方面:一是使用面广,各级行政机关和企事业单位均可使用;二是涉及内容广,可用以宣布行政措施,也可用以告知社会生活中的一些具体事项;三是行文对象广,它采取张贴、登报或广播等方式公开告知一定范围内的群众。
  (2)规定性。通告大多用于针对某些事项作出规定或限制,要求告知对象支持、协助或遵照执行,所以具有法规性和约束力。自“布告”文种取消后,其原先发布约束或惩戒措施的任务已改由通告承担。
  (3)专业性。通告的内容多涉及公安、交通、邮电、税务、市政建设、工商管理等方面的公务活动,带有专门性质,故行文中常常使用一些行业术语。
  第三节  报告  请示  批复
  一、报告
  1.报告的特点
  报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。其主要特点是:
 
 (1)沟通性。沟通是现代管理活动中的一个重要环节。下情上达,可以通过会议、简报、口头汇报、书面报告等多种渠道,而呈送报告则是其中最准确、有效的方式之一。对于上级机关来说,可通过下级提交的报告获取信息,了解下情,为决策提供依据;对于发文机关来说,可以主动取得上级的指导和监督,做好工作,减少和避免失误。
  (2)陈述性。报告是一种陈述性上行文,它以反映情况为立足点和基本点,行文时主要采用叙述和说明的表达方式。报告中对有关情况要作出分析,并提出看法,但这些都建立在陈述情况的基础之上。
  (3)单向性。报告向上级行文,不需要任何相对应的文件,即具有单向性。在这一点上报告与请示有明显的不同:请示有双向性的特点,必须有批复与之相对应。鉴于报告有单向性的特点,因而应尽量避免使用“以上报告妥否,请批示”之类的尾语。
二、请示
  1.请示的特点
  请示适用于向上级机关请求指示、批准。其主要特点是:
  (1)单一性。《办法》规定:“请示应当一文一事,一般只写一个主送机关。”这条规定强调了请示主题集中单一和主送机关单一的显著特点。把握这一特点,对于正确运用请示文种尤为重要。
  (2)期复性。请示是下级机关为请求上级机关批准某一事项或解决某个问题而制发的,请示的目的是为了得到反馈,即期待上级明确表态,予以答复。批复就是专为反馈请示事项而设的文种。
  (3)紧迫性。一般来说,请示的事项是亟待明确或急需解决的问题,时效性很强,上级机关受文后应及时研究,无论同意与否,都应尽快作出批复,不宜久拖不复。否则,便会影响下级机关正常开展工作。
 三、批复
  1.批复的特点
  批复适用于答复下级机关请示事项。其主要特点是:
  (1)针对性。批复属于答复性的下行公文,是专为请示而设置的文种。从行文对象看,其主送机关是呈报请示的下级机关;从行文内容看,只针对请示事项表明态度,发表意见,不涉及其他事项。所以,针对性是批复的主要特点。
  (2)结论性。批复对请示的问题只作结论性的答复,不必叙述来龙去脉、前因后果,不必展开分析议论。因此,多数批复篇幅短小,有的甚至只有几句话。
  (3)及时性。批复的写作时限要求较高。这是因为请示中要求指示、批准的事项多半是下级机关亟待解决的问题,上级机关受文后理应及时研究,迅速答复,以免误事。
  第四节  通报  函
  一、通报
  1.通报的特点
  通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。其主要特点是:
  (1)典型性。通报对受文对象主要起感召、宣传和教育作用。无论是表彰、批评的对象或所告知的情况都应当有代表性。写通报必须选准富于教育意义的典型材料,而且应经过核实,做到确凿可靠。缺乏典型意义的事件不宜作为通报的内容。
 
 (2)说理性。通报目的在于发扬正气,打击歪风邪气,指导和推动工作,于是,因果的分析、实质的揭示、意义的阐发便自然成为通报的核心与重点。与其他公文相比较,议论分析是通报的显著特色之一。
  二、函
  1.函的特点
  函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;请求批准和答复审批事项。其主要特点是:
  (1)多向性。在行文方向上,函以平行为主,即用于不相隶属机关之间,其中包括平行机关。但是,它有时也可用于上行或下行文。
  (2)灵活性。作为公务信件的函,任何一级机关、团体、企事业单位均可使用。
 (3)有效性。函作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有法定效力。
 
 
 
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